Zarząd Oddziału Międzyuczelnianego PTTK w Warszawie zobowiązuje Zarządy poszczególnych kół i klubów
OM PTTK, do zgłaszania wszystkich imprez turystycznych przez nie organizowanych lub
współorganizowanych.

Zarząd jednostki organizującej imprezę turystyczną zobowiązany jest do wypełnienia zgłoszenia nie później niż przed jej rozpoczęciem. Zgłoszenie imprezy odbywa się poprzez wypełnienie formularza dostępnego pod linkiem poniżej:

 

FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY

 

Jednocześnie informujemy, iż kierownictwo i kadrę imprez turystycznych organizowanych lub
współorganizowanych pod egidą Oddziału Międzyuczelnianego mogą stanowić jedynie osoby posiadające
uprawnienia kadry programowej PTTK, które podpisały z OM PTTK umowę o wolontariacie.
Członkowie PTTK posiadający aktualną legitymację członkowską z opłaconą składką, w ramach prawidłowo
zgłoszonej imprezy, objęci są ochroną ubezpieczeniową od Odpowiedzialności Cywilnej kadry PTTK.
Imprezy nie zgłoszone Zarządowi będą traktowane jako imprezy prywatne. Podczas ich organizacji prosimy o
nie używanie nazwy oraz logo Oddziału i koła lub klubu oraz nie wykorzystywania do ich promocji mediów
elektronicznych Oddziału ani koła czy klubu.

W przypadku występowania przez Zarządy kół i klubów do instytucji zewnętrznych o wsparcie
organizowanych przez nie imprez, w tym wsparcie rzeczowe, finansowe czy objęcie imprezy patronatem, kopia
wniosku powinna trafić do Zarząd Oddziału, a pozyskane tą drogą środki finansowe zostać rozliczane poprzez
wskazane przez skarbnika ZOM konto. Podstawą do rozliczenia pozyskanych środków finansowych są
wyłącznie faktury VAT.

Zarządy kół/klubów zobowiązane są w terminie do 14 dni od zakończenia imprezy do przesłania Zarządowi
Oddziału poprzez pocztę elektroniczną na adres info@om.pttk.pl sprawozdań merytorycznych i finansowych
z przeprowadzonych imprez, w oparciu o faktury VAT lub paragony fiskalne z NIP-em OM PTTK (w przypadku
imprez otwartych dla uczestników spoza OM PTTK ).

Sprawozdanie merytoryczne z imprezy turystycznej zorganizowanej lub współorganizowanej przez
koło/klub Oddziału Międzyuczelnianego PTTK w Warszawie powinno zawierać:

  • pełną listę uczestników (imię i nazwisko),
  • rzeczywistą odbytą trasę wycieczki lub miejsce imprezy,
  • w przypadku imprez wielodniowych, rzeczywisty czas przebywania każdego uczestnika na imprezie.

W przypadku imprez organizowanych wyłącznie dla członków koła/klubu zamiast sprawozdania finansowego
wystarczy do sprawozdania merytorycznego dołączyć oświadczenie kierownika o pokryciu wszystkich kosztów
przez uczestników we własnym zakresie.

Gdy impreza nie była samofinansowana przez uczestników, tzn. były zbierane pieniądze przez organizatora, do
sprawozdania merytorycznego należy dołączyć rozliczenie finansowe imprezy. Powinno ono zawierać
zestawienie wpływów i wydatków (wraz z załączonymi dokumentami źródłowymi: faktury, rachunki, paragony,
bilety, oświadczenia) poniesionych przy organizacji lub współorganizacji imprezy.

W przypadku, gdy w wyniku przeprowadzenia imprezy pozostały niewykorzystane środki finansowe, należy
wpłacić je na konto OM. Środki te można wykorzystać przy organizacji kolejnej imprezy.
Przypominamy, iż w związku z posiadanym statusem Organizacji Pożytku Publicznego przez OM żadna
impreza nie może być organizowana dla osiągnięcia zysku.

Załączniki:
Treść wytycznych dla organizatorów w wersji do pobrania
Formurarz zgłoszenia imprezy
Formularz rozliczenia imprezy
Przykładowe rozliczenie imprezy