FAQ dotyczące Walnych Kół OM PTTK w Warszawie

W poniższym artykule znajduje się FAQ, którego celem jest przedstawienie zasad prowadzenia Walnych Zebrań Kół tak, aby Walne Zebrania Kół w OM PTTK w Warszawie były prowadzone zgodnie z zasadami Ordynacji Wyborczej obowiązującej w PTTK.

Kwestie ogólne

Jakie przepisy określają zasady organizacji Walnego Zebrania Koła?

Podstawowym dokumentem określającym zasady funkcjonowania PTTK jest Statut:
http://www.pttk.pl/ks3/dok/k1_dp001-1_20120414.pdf

Głównym dokumentem określającym zasady organizacji Walnego Zebrania Koła jest ordynacja wyborcza PTTK: http://www.pttk.pl/zycie/xviii/materialy/k17_u338_ordynacja_wyborcza.pdf

Ponadto zasady organizacji Walnego Zebrania Koła regulują także dwie uchwały Zarządu OM:

  1. Uchwała nr 2012/02/01 – zawiadamianie o Walnym
  2. Uchwała nr 2012/02/02 – głosowanie absolutorium

Do kogo można się zgłaszać z pytaniami odnośnie zasad organizacji Walnego Zebrania?

Najlepiej skontaktować się z Zarządem Oddziału Międzyuczelnianego PTTK w Warszawie pisząc na adres mailowy: info@om.pttk.pl

Ogłaszanie Walnego Zebrania Koła

Kto i w jaki sposób określa termin Walnego Zebrania Koła?

Zwołanie Walnego Zebrania wymaga od Zarządu Koła podjęcia uchwały zwołującej Walne Zebranie Koła w terminie określonym w regulaminie Koła, jednak nie później niż 14 dni przed terminem zebrania. Uchwała musi określać jego termin (I oraz ewentualnie II termin zebrania), miejsce, porządek obrad oraz projekt regulaminu obrad.

Kiedy należy upublicznić informacje o Walnym Zebraniu Koła?

Informacja o Walnym Zebraniu Koła powinna być przekazana w terminie określonym w regulaminie Koła, jednak nie później niż 14 dni przed jego rozpoczęciem.

Kogo i jak należy powiadomić o Walnym Zebraniu Koła?

W terminie określonym w regulaminie Koła, jednak nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem zebrania, należy poinformować wszystkich członków Koła oraz Zarząd Oddziału (najlepiej na mail info@om.pttk.pl). W przypadkach spornych za datę ogłoszenia uznaję się datę otrzymania informacji przez Zarząd OM.

Zawiadomienie członków Koła o Walnym Zebraniu Koła powinno zostać umieszczone na głównej stronie WWW koła, wysłane drogą mailową na adresy podane przez członków lub ogłoszone w inny przyjęty w kole sposób.

Jakie informacje o Walnym Zebraniu Koła powinny zostać zawarte w zawiadomieniu?

Zawiadomienie o Walnym Zebraniu Koła powinno zawierać następujące informacje:

  1. termin i miejsce Zebrania (wraz z ewentualnym II terminem i miejscem),
  2. proponowany porządek i regulamin obrad,
  3. sprawozdanie z działalności Zarządu i Komisji Rewizyjnej Koła;

W przypadku wyznaczenie II terminu zawiadomienie powinno być uzupełnione o informację zwartą w Ordynacji Wyborczej (zapis par.4 ust.3): „Walne zebranie koła lub klubu obradujące w drugim terminie jest władne do podejmowania uchwał bez względu na liczbę obecnych uprawnionych do głosowania.”

Prawomocność Walnego Zebrania Koła i II termin

Jak określić prawomocność Walnego Zebrania Koła w I terminie?

Prawomocność Walnego Zebrania Koła, w każdy terminie, stwierdza Komisja mandatowa albo Prezydium Zebrania. Aby Walne Zebranie Koła w I terminie było prawomocne, niezbędna jest obecność na Zebraniu co najmniej połowy członków Koła uprawnionych do głosowania. Liczba członków ustalana jest na podstawie liczby sprzedanych znaczków PTTK w Kole na dany rok w momencie rozpoczęcia zebrania. W przypadku, gdy Zebranie organizowane w okresie pomiędzy 1.01-31.03, liczba ta dotyczy sprzedanych znaczków PTTK w Kole na dany rok, a nie liczby osób posiadających legitymację ze znaczkiem za rok ubiegły, ważną do 31 marca danego roku. Wymagane jest, aby przed rozpoczęciem Zebrania była możliwość zakupu znaczków na dany rok.

Co zrobić, jeśli na Walne Zebranie Koła w I terminie jest nieprawomocne?

W przypadku, gdy Walne Zebranie Koła w I terminie nie jest prawomocne, Zebranie powinno zostać rozwiązane. Jeśli w uchwale zwołującej Zebranie był określony II termin, należy zorganizować Zebranie w wyznaczonym II terminie. Jeśli II termin nie był określony Zarząd Koła wyznacza ponowny termin Walnego Zebrania zgodnie z zasadami opisanymi w 2.1.

Kiedy może się odbyć II termin Walnego Zebrania Koła?

Ordynacja wyborcza nie określa ile czasu po I terminie Walnego Zebrania Koła może odbyć się II termin Zebrania należy jednak pamiętać, że termin ewentualnego II terminu Zebrania musi być wyznaczony w uchwale powołującej Walne Zebranie Koła.

Ile osób uprawnionych do głosowania musi być na Walnym Zebraniu Koła w II terminie, aby Zebranie było prawomocne?

W II terminie Walnego Zebrania Koła liczba uprawnionych do głosowania obecnych na Zebraniu nie ma wpływu na jego prawomocność. W II terminie nadal się stosują inne sposoby poddania w wątpliwość prawomocności Zebrania (patrz Kiedy można unieważnić Walne Zebranie Koła?).

Jakie są ograniczenia dla Walnego Zebrania Koła organizowanego w II terminie?

W II terminie Walnego Zebrania Koła nie jest możliwe dokonywanie zmian w programie obrad przyjętym uchwałą zwołującą Zebranie. Oznacza to, że nie można m.in. rozszerzać programu zebrania w jego trakcie.

Kiedy można unieważnić Walne Zebranie Koła?

Walne Zebranie Koła może zostać unieważnione jeśli:

  1. Brak jest wymaganej liczby członków uprawnionych do głosowania (obowiązuję wyłącznie w I terminie),
  2. Zawiadomienie o Walnym Zebraniu Koła było nieskuteczne,
  3. Niedopełnione zostały inne wymogi formalne m.in. brak sprawozdań.

Uczestniczenie w Walnym Zebraniu Koła

Kto może brać udział w Walnym Zebraniu Koła?

W Walnym Zebraniu Koła mogą brać udział wszyscy członkowie Koła z ważną legitymacją PTTK, członkowie władz PTTK (np. władze Oddziału), członkowie Honorowi PTTK oraz inni zaproszeni goście.

Kto może głosować na Walnym Zebraniu Koła?

Na Walnym Zebraniu Koła prawo głosu mają wszyscy członkowie koła, którzy okażą ważną legitymację członka PTTK z aktualnie opłaconą składką.

Czy nieletni też mogą brać udział w Walnym Zebraniu Koła i czy podlegają jakimś ograniczeniom przy wybieraniu Władz?

Zgodnie ze Statutem PTTK:

1. „Małoletni członek zwyczajny PTTK w wieku od 16 do 18 lat, mający ograniczoną zdolność do czynności prawnych, ma prawo korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego, z tym że w składzie władz PTTK większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych.”

2. „Małoletni członek zwyczajny PTTK w wieku poniżej 16 lat nie ma prawa udziału w głosowaniu na zebraniu członków, nie może też korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego do władz PTTK. Jeżeli jednostka organizacyjna PTTK zrzesza wyłącznie małoletnich, mogą oni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki.”

Co oznacza sformułowanie „aktualnie opłacona składka”?

Oznacza to opłaconą składkę na rok, w którym odbywa się Walne Zebranie Koła. Data ważności na znaczku na legitymacji PTTK z poprzedniego roku określona do 31 marca roku kolejnego odnosi się tylko i wyłącznie do aspektów związanych z ubezpieczeniem oraz rabatami handlowymi.

Przebieg Walnego

Jakie Komisje powinny być powołane na Walnym Zebraniu Koła?

Na Walnym Zebraniu Koła należy powołać następujące Komisje:

  1. Komisja Mandatowa – stwierdza prawomocność Zebrania,
  2. Komisja Skrutacyjna – przeprowadza wybory (przygotowuje karty, liczy głosy), członkowie tej komisji nie mogą być członkami ustępującego Zarządu, kandydować do władz oraz na delegatów
  3. Prezydium Zebrania – prowadzi zebranie i opracowuje protokół z Zebrania,

Każda Komisja musi mieć przewodniczącego, a Prezydium Zebrania dodatkowo także sekretarza.

Istnieje możliwość powierzenia Prezydium Zebrania pełnienia roli Komisji Mandatowej, o ile zostanie to określone w regulaminie obrad.

Udzielanie absolutorium

Komu udziela się absolutorium?

Absolutorium udzielane jest ustępującym członkom Zarządu Koła  po przedstawieniu sprawozdania Komisji Rewizyjnej Koła.

Jak przeprowadza się głosowanie nad absolutorium?

Absolutorium udzielane jest poszczególnym członkom Zarządu Koła. Absolutorium udziela się bezwzględną większością głosów tzn. trzeba otrzymać ponad połowę głosów “na tak” spośród wszystkich oddanych ważnych głosów.

Wymagane jest, aby udzielanie absolutorium odbywało się analogicznie jak wybory władz tj. w sposób tajny oraz imiennie dla poszczególnych członków Zarządu Koła.

Członkowie komisji skrutacyjnej liczący głosy za absolutorium nie mogą być członkami ustępującego Zarządu Koła.

Jakie są konsekwencje nieotrzymania absolutorium?

Osoba, która nie otrzyma absolutorium, nie może kandydować na kolejną kadencję władz Koła (zarówno Zarządu jak i Komisji Rewizyjnej).

Wybory i konstytuowanie się Władz Koła

Kto może kandydować do Władz Koła?

Do Władz Koła może kandydować każdy członek Koła z aktualnie opłaconą składką, o ile regulamin Koła nie stawia jakiś dodatkowych wymogów. Do Władz nie mogą kandydować przedstawiciele ustępującego Zarządu, jeśli nie otrzymali absolutorium. Do Władz nie mogą kandydować członkowie komisji skrutacyjnej.

W jaki sposób konstytuują się Władze Koła?

Zarząd Koła wybiera spośród swoich członków Prezesa. Przy wyborach Prezesa stosuje się analogiczne zasady jak przy wyborze Władz (sposób tajny, na kartach przygotowanych przez Komisję Skrutacyjną).

Prezes Zarządu proponuje funkcje (np. wiceprezes, sekretarz, skarbnik) członków dla poszczególnych członków Zarządu. Następnie członkowie Zarządu wybierają w głosowaniu tajnym osoby do pełnienia poszczególnych funkcji analogicznie jak przy wyborach Prezesa. Wymagane jest, aby w Zarządzie Koła wskazana została przynajmniej funkcja skarbnika.

Komisja Rewizyjna Koła konstytuuje się w sposób analogiczny jak Zarząd.

Jak wygląda głosowanie ?

Głosowanie odbywa się  na przygotowanych oddzielnych kartach wyborczych przygotowanych przez komisję skrutacyjną. Na karcie znajdują się informację do jakich władz wybieranie są kandydacie, ilu kandydatów jest wybieranych oraz nazwiska kandydatów w porządku alfabetycznym. Głosuje się poprzez skreślenie nazwiska, liczba nie skreślonych kandydatów powinna być mniejsza lub równa liczbie „miejsc” we władzach.

Przykład karty

Walne Zebranie, nr koła, data Typ władz Liczba wybieranych kandydatów
1 Imię  i nazwisko
2 Imię  i nazwisko
3 Imię  i nazwisko
4 Imię  i nazwisko

Głosowanie jest ważne jeśli bierze w nich udział co najmniej połowa obecnych uprawnionych do głosowania

Wybory delegatów na Walny Zjazd Oddziału

Kto może kandydować na delegata na Walny Zjazd Oddziału?

Na delegata na Walny Zjazd Oddziału może kandydować każdy członek Koła z aktualnie opłaconą składką pod warunkiem, że nie jest członkowie Komisji Skrutacyjnej liczącej głosy.

Kto i w jaki sposób określa liczbę delegatów koła na Walny Zjazd Oddziału?

Delegaci są wybierani na Walnych Zebraniach Kół według rozdzielnika mandatów uchwalonego przez Zarząd Oddziału. Zarząd Oddziału uchwala rozdzielnik na podstawie liczby członków Oddziału oraz liczby członków poszczególnych kół według stanu na koniec roku poprzedzającego zgodnie z ordynacją wyborczą (par. 17): „Delegaci na zjazdy oddziałów wybierani są na walnych zebraniach kół i klubów, wg następującego klucza wyborczego:

1) w oddziałach z liczbą od 51 do 100 członków zwyczajnych z opłaconą składką członkowską – 1 delegat na każdą rozpoczętą liczbę 3 członków zwyczajnych,

2) w oddziałach z liczbą od 101 do 150 członków zwyczajnych z opłaconą składką członkowską – 1 delegat na każdą rozpoczętą liczbę 5 członków zwyczajnych,

3) w oddziałach z liczbą od 151 do 300 członków zwyczajnych z opłaconą składką członkowską – 1 delegat na każdą rozpoczętą liczbę 8 członków zwyczajnych,

4) w oddziałach z liczbą od 301 do 500 członków zwyczajnych z opłaconą składką członkowską – 1 delegat na każdą rozpoczętą liczbę 10 członków zwyczajnych,

[…]”

Przykładowo w roku 2011 OM liczył 248 członków a w roku 2010 liczył 239 członków, więc w tych latach kołom OM przysługiwał 1 delegat na każdą rozpoczętą 8 członków zwyczajnych.

Czy można wybrać delegatów na Zjazd Oddziału jeśli nie jest jeszcze określona liczba delegatów przypadająca Kołu?

Można, szacując liczbę delegatów na podstawie liczby obecnych członków koła. W takim wypadku najlepiej przeprowadzać poszczególne głosowania na kolejne osoby mające zostać delegatami. Czyli najpierw przeprowadzamy wybory na delegata nr 1, potem nr 2 i tak dalej. Wtedy mamy wybranych delegatów według kolejności. Nie jest dopuszczalne wybranie w jednym głosowaniu listy delegatów, a następnie określanie ich kolejności. Po uchwaleniu przez Zarząd Oddziału rozdzielnika mandatów może okazać się,, że liczba przydzielonych delegatów będzie:

  1. mniejsza niż liczba wybranych delegatów uprawnieni do bycia delegatami będą wyłącznie koleni delegaci wybrani w liczbie nie przekraczającej liczby delegatów, którą określił w uchwale Zarząd Oddziału.
  2. większa niż liczba wybranych delegatów koło musi zarządzić walne zebranie w celu wyborów uzupełniających na delegatów lub też będzie na Walnym Oddziału reprezentowane w mniejszej liczbie niż zostało to określone w uchwale Zarządu Oddziału.

Dokumentacja Walnego Zebrania Koła

Jaka jest wymagana dokumentacja Walnego Zebrania Koła?

Według ordynacji wymaganą dokumentację Walnego Zebrania Koła stanowią:

1) regulamin obrad uchwalony przez Zebranie,

2) uchwała zarządu oddziału w sprawie klucza wyborczego i rozdzielnika mandatów dla kół i klubów na zjazd oddziału,

3) lista obecności osób uprawnionych do głosowania,

4) protokół zebrania podpisany przez przewodniczącego obrad i sekretarza,

5) uchwały, wnioski i postulaty zebrania,

6) protokoły komisji mandatowej lub prezydium obrad dotyczące prawomocności zebrania,

7) protokoły komisji skrutacyjnej, w sprawie wyboru władz i delegatów,

8) protokoły komisji skrutacyjnej z zebrań konstytuujących nowo wybranych władz,

9) zaświadczenia wyboru delegata (delegatów) koła lub klubu na zjazd oddziału,

10) podstawowe informacje o członkach władz koła, klubu.

W jaki sposób przygotować dokumenty Walnego Zebrania Koła?

Dokumenty Walnego Zabrania Koła są oficjalnymi dokumentami organizacyjnymi, zalecane jest zatem, aby były napisane w formie oficjalnej tj. bez niepotrzebnych informacji, kolokwializmów, błędów stylistycznych oraz ortograficznych.

Komu i kiedy należy przekazać dokumenty z Walnego?

Dokumenty Walnego zebrania powinny być przygotowane i przekazane w terminie do 10 dni od zakończenia Walnego Zebrania do archiwum Koła oraz do Zarządu OM PTTK w Warszawie.

Czy są dostępne szablony dokumentów Walnego Zebrania Koła?

Szablony powyższych dokumentów dostępne są na stronach PTTK -> http://www.pttk.pl/zycie/xviii/18_materialy.php (punkt 5).